Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) im Zusammenspiel mit der  ELO ECM Suite

Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren viele Unternehmen dazu bewogen, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und auf elektronische Datenverarbeitung umzustellen. Im Zuge dieser Entwicklung hat sich auch die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten grundlegend verändert. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie ELO sind in diesem Zusammenhang zu wichtigen Werkzeugen geworden, um Informationen effizient zu organisieren und zu verarbeiten. Doch gerade bei der elektronischen Buchführung müssen Unternehmen bestimmte Vorgaben und Gesetze beachten. Eine bedeutende Vorschrift in diesem Bereich sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBD). In diesem Artikel wollen wir einen genaueren Blick auf die GoBD im Kontext von ELO ECM Suite werfen und erläutern, wie diese beiden Aspekte zusammenarbeiten können, um eine rechtskonforme und effiziente Buchführung zu gewährleisten.

1. Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sind eine wichtige Richtlinie für die ordnungsgemäße Erfassung, Aufbewahrung und Verwaltung von steuerrelevanten Daten und Dokumenten. Sie wurden vom deutschen Bundesministerium für Finanzen entwickelt und gelten sowohl für papierbasierte als auch für elektronische Buchführungssysteme. Die Einhaltung der GoBD ist für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, um eine rechtskonforme Buchführung zu gewährleisten und möglichen steuerlichen Problemen vorzubeugen.

2. ELO ECM Suite - Effizientes Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen:

ELO ist ein weit verbreitetes Dokumentenmanagementsystem, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente und Daten effizient zu verwalten und zu archivieren. Mit ELO können digitale Dokumente erfasst, strukturiert abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Das System bietet verschiedene Funktionen wie Workflow-Management, Versionierung, Zugriffskontrollen und vieles mehr, was die Arbeitsprozesse optimiert und die Effizienz steigert.

3. Die Verbindung von GoBD und ELO ECM Suite:

Die Anforderungen der GoBD und die Funktionen von ELO ECM Suite lassen sich sinnvoll miteinander verbinden. Die zentrale Rolle, die ELO/DMS bei der Verwaltung digitaler Dokumente spielt, macht es zu einem idealen Partner, um die GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen.

• Protokollierung: ELO ECM Suite ermöglicht die lückenlose Protokollierung von Zugriffen, Änderungen und Löschungen von Dokumenten. Diese Protokolle sind wichtig, um nachzuweisen, dass die Buchführung nach den GoBD-Prinzipien erfolgt ist.

• Revisionssicherheit: ELO ECM Suite bietet eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Damit wird sichergestellt, dass einmal erfasste Dokumente während ihrer Aufbewahrungsfrist nicht manipuliert werden können und somit den GoBD-Anforderungen entsprechen.

• Nachvollziehbarkeit: Die Möglichkeit, jederzeit den Lebenszyklus eines Dokuments nachzuvollziehen, ist ein weiterer wichtiger Aspekt für die GoBD-Konformität. ELO ECM Suite ermöglicht die lückenlose Dokumentation der Historie eines Dokuments, angefangen von der Erfassung bis zur Archivierung.

• Datenzugriff und -verarbeitung: Die GoBD fordern, dass Unternehmen zu jeder Zeit Zugriff auf ihre Buchführungsdaten haben müssen. ELO ECM Suite gewährleistet durch seine leistungsstarken Suchfunktionen einen schnellen Zugriff auf relevante Dokumente und Informationen.

• Exportfunktionen: ELO ECM Suite ermöglicht den Export von Dokumenten in gängige Dateiformate, was im Fall von Prüfungen durch Finanzbehörden besonders wichtig ist.

Fazit:

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sind eine unverzichtbare Vorgabe für Unternehmen, um ihre Buchführung rechtskonform zu gestalten. Die Kombination von ELO ECM Suite mit den Anforderungen der GoBD bietet eine solide Grundlage, um Dokumente und Daten ordnungsgemäß zu verwalten und den steuerlichen Vorgaben zu entsprechen. Unternehmen, die diese Verbindung erfolgreich umsetzen, profitieren von einer effizienten und revisionssicheren Buchführung, die ihnen nicht nur Zeit und Kosten spart, sondern auch rechtliche Sicherheit bietet.

Hier gelangen Sie zum Interview mit dem Mitverfasser Dírk-Peter Kuballa und Stephan Buckenmaier ? https://shorturl.at/lvFIU