Ein digitales Signaturmanagement über die ELO ECM-Suite hilft Ihnen rechtsverbindliche Verträge, Angebote etc. medienbruchfrei und einfach abzuschließen. Dokumente können direkt aus ELO heraus zur Einforderung einer Unterschrift an externe Teilnehmer*innen verschickt oder intern unterschrieben werden.

NWBC Easy Sign für ELO

Die Lösung NWBC Easy Sign für ELO ist optimal für die Signierung ausgehender Dokumente innerhalb des eigenen Unternehmens konzipiert. Sie ermöglicht die Integration vorhandener Zertifikate aus dem Windows-Zertifikatsspeicher, um sie auf Dokumente im ELO-System anzuwenden. Diese Unabhängigkeit von Signaturanbietern bietet Flexibilität. Durch den Einsatz der Lösung kann auf Dokumenten eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder, durch Eingabe eines Pins, eine qualifizierte Signatur erstellt werden. Diese Signaturen werden im offiziellen Schriftverkehr, beispielsweise bei Gesellschafts- oder Leasingverträgen, anerkannt.

NWBC MOXIS Sign for ELO

Für Dokumente, die einen externen Signaturprozess erfordern oder eine qualifizierte Signatur verlangen, kommt die Lösung NWBC MOXIS Sign for ELO zum Einsatz, welche in Kooperation mit unserem Partner XITRUST realisiert wird. In diesem Prozess wird das betreffende Dokument mittels eines Workflows an die MOXIS-Plattform übermittelt. Die zur Signatur aufgerufenen Teilnehmenden erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und haben die Möglichkeit, ihre Signatur auf dem Dokument anzubringen. Eine qualifizierte Signatur setzt dabei eine vorausgehende Verifikation voraus, beispielsweise durch PostIDENT. Nachdem die Signatur geleistet wurde, wird das Dokument als aktualisierte Version im ELO-System gespeichert, von wo aus es weiterführend bearbeitet werden kann.

Es ergeben Sie verschiedene Vorteile für die Nutzung einer digitalen Signatur als Alternative zur herkömmlichen papierbasierten Dokumentenunterschrift:

• Authentifizierung
• Integrität
• Nachweisbarkeit
• Effizienz und Zeitersparnis
• Umweltfreundlichkeit

ELO for Docusign

ELO for DocuSign gestaltet den Signaturprozess effizient und benutzerfreundlich: Ein Dokument wird zum Signieren direkt aus ELO heraus mit dem „Digital signieren“-Button an DocuSign gesendet. Der erforderliche Unterzeichner erhält eine E-Mail, die einen Link zum DocuSign-Portal enthält. Über diesen Link kann die Person das Dokument digital signieren. Während des Signaturprozesses bleibt das Dokument in ELO für weitere Nutzer gesperrt. ELO führt anschließend eine automatische Überprüfung durch, um festzustellen, ob die Signatur erfolgt ist, und speichert das dokumentierte Signaturergebnis als neue Version im ECM-System. Diese Vorgehensweise gewährleistet eine klare Nachverfolgbarkeit darüber, wer das Dokument zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.